R È G L E M E N T  I N T É R I E U R

 de

 l’Association des fabricants d’équipements hydrométéorologiques

(HMEI)

Ce Règlement intérieur et ses Annexes ont été adoptés conformément aux

Statuts de l’Association des fabricants d’équipements hydrométéorologiques, ci-après dénommée « l’Association ».

 I. Règles organisationnelles

 A. Assemblée générale : Présidence et Vice-présidence

 Art. 1 L’ Assemblée générale doit élire son propre Président et son propre Vice-président.  Seuls des représentants des membres peuvent occuper les fonctions de Président ou de Vice-président de l’Assemblée générale.

Art. 2 Les candidatures aux fonctions de Président ou de Vice-Président de l’Assemblée générale doivent être soumises par écrit au Secrétaire exécutif, trente (30) jours avant la date de l’Assemblée générale durant laquelle une élection doit avoir lieu, si l’élection est votée par résolution écrite dans les trente (30) jours suivant l’appel à candidatures écrit du Secrétaire exécutif. Chaque candidature doit être proposée par au moins deux membres, et le consentement du candidat doit y figurer.

Art. 3 Le Président et le Vice-président seront élus pour une période de quatre ans. Le Président et le Vice-président ne peuvent être élus que pour un seul autre mandat consécutif. L’élection à la Présidence d’un Vice-président, ou vice-versa, sera considérée comme une nouvelle candidature.

Art. 4 Les critères suivants pour le choix du Président et du Vice-président doivent être raisonnablement appliqués, en tenant compte du nombre de candidats possibles :

  • expérience et qualifications de la personne concernée, répartition géographique équitable et, ordinairement, le Président et le Vice-président ne devraient ni être de la même nationalité, ni être élus parmi les membres d’une même catégorie ou d’un même groupe de sociétés.

B. Conseil

1.Pouvoirs

Art. 5 Outre les pouvoirs cités dans la disposition pertinente des Statuts de

l’Association, le Conseil disposera des pouvoirs suivants :

1.élaboration de la politique générale, prise de décisions concernant la direction et la stratégie de l’Association et toutes modifications ultérieures y afférentes, ainsi que prise de décisions dans le cadre de litiges découlant de leur application.

2.adoption des Règlements financiers et de toutes leurs modifications ultérieures, le cas échéant.

3.adoption du Règlement du personnel et de toutes ses modifications ultérieures, le cas échéant.

4.définition d’une politique de standardisation étendue et d’autres politiques industrielles pertinentes ;

5.approbation d’importants accords ; et

6.approbation de propositions et autres livrables que lui soumet le Secrétaire exécutif.

2.Réunions

Art. 6 Le Conseil peut être réuni par le Président aussi souvent que l’exigent les activités de l’Association, mais a minima une fois par an, à une date et en un lieu décidés par le Président du Conseil.

Le Conseil peut également être appelé à se réunir à la demande de n’importe lequel des Conseillers. Une telle demande est adressée au Président par écrit et précise les raisons pour lesquelles la réunion du Conseil est convoquée. Sur réception d’une telle demande, le

Président réunit le Conseil sans délai.Si le Président néglige de convoquer la réunion dans les quinze (15) jours suivant la présentation de la demande susmentionnée, le Conseiller ou le Secrétaire exécutif, selon le cas,

peut convoquer lui-même la réunion du Conseil.

L’avis de convocation de réunion du Conseil doit indiquer le jour, l’heure et le lieu de la réunion, ainsi que l’ordre du jour. La documentation en rapport avec la réunion à venir doit être diffusée raisonnablement à l’avance.

Des résolutions portant sur des points ne figurant pas à l’ordre du jour ne peuvent être adoptées que si tous les membres du Conseil ont été consultés, excepté en cas d’urgence.

Toute réunion du Conseil doit être convoquée avec un préavis d’au moins dix (10) jours. Les Conseillers peuvent participer à une réunion du Conseil par conférence téléphonique ou autre méthode de communication similaire, par laquelle tous les

participants à la réunion peuvent s’entendre les uns les autres, une telle participation équivalant à une présence en personne.

Le Conseil est présidé par le Président et, en son absence, par le Vice-président ou, si celui-ci est absent, par un autre membre du Conseil.

Art.7 Le quorum nécessaire pour l’adoption de résolutions est atteint lorsque plus de la moitié des Conseillers, sans compter le Secrétaire exécutif, sont présents en personne, par visioconférence, par conférence téléphonique ou par une autre méthode de communication similaire. Un quorum doit être présent au début et tout au long de chaque réunion.

Art. 8 Les résolutions peuvent être adoptées à la majorité simple des Conseillers présents à la réunion. En cas de partage des voix, celle du Président (ou en son absence, celle du Président par intérim) est prépondérante.

Les résolutions du Conseil peuvent être adoptées par écrit, par le biais d’une lettre circulaire, à condition qu’aucun Conseiller ne demande une discussion dans le délai fixé par ladite proposition. De telles résolutions sont adoptées si elles ont été approuvées par la majorité absolue des membres du Conseil, sans compter le Secrétaire exécutif. En cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante.

Art. 9 Les discussions et les résolutions du Conseil sont consignées dans des procès-verbaux signés par le Président et le Secrétaire. Chaque Conseiller reçoit une copie des procès-verbaux. Les résolutions adoptées par lettre circulaire doivent figurer dans le procès-verbal de la réunion du Conseil suivante. Le procès-verbal de chaque réunion doit être ratifié lors de la réunion du Conseil suivante.

 C. Comités spéciaux

Art. 10 Des Comités spéciaux sont créés par le Conseil en vue de tâches définies par résolution. Une telle résolution définit également la tâche du Comité spécial, les objectifs à atteindre, le calendrier, l’organisation du Comité spécial, les comptes rendus ainsi que les ressources à sa disposition.

D. Secrétaire exécutif 

1.Durée du mandat

Art. 11 Lorsque le poste de Secrétaire exécutif est vacant, ou lorsque la durée du mandat du Secrétaire exécutif en place est sur le point d’expirer, ce poste doit être annoncé publiquement.

Au nom du Conseil, le Président du Conseil examine toutes les demandes et présélectionne les candidats qui sont, selon lui, les mieux qualifiés pour remplir la fonction.

Le Conseil a le pouvoir de nommer et de congédier le Secrétaire exécutif.

La durée du mandat du Secrétaire exécutif ne doit pas dépasser cinq ans, avec prolongation possible de trois ans. À l’expiration de son mandat, le Secrétaire exécutif peut demander à remplir un nouveau mandat.

2.Responsabilités

Art. 12 Les responsabilités du Secrétaire exécutif sont les suivantes :

1.rendre compte de la gestion et des finances de l’Association à l’Assemblée générale et au Conseil ;

2.préparer les comptes annuels ainsi que le budget annuel à l’attention de l’Assemblée générale et du Conseil ;

3.préparer le rapport annuel ;

4.communiquer régulièrement au Président de l’Assemblée générale et au Conseil, les informations importantes entrant dans leurs domaines de responsabilité ;

5.soumettre des rapports d’avancement au Conseil ;

6.organiser les réunions et appuyer les activités de l’Assemblée générale, du Conseil, des Comités spéciaux, notamment la préparation et la diffusion des procès-verbaux de réunions ;

7.organiser et appuyer l’administration des résolutions écrites de l’Assemblée générale ;

8.établir des relations avec des entités externes et promouvoir le travail de l’Association, le cas échéant ;

9.gérer le Secrétariat, notamment le recrutement du personnel et l’affectation de ses tâches ;

10.maintenir une liste à jour des membres, des Conseillers et des membres des Comités spéciaux, sur la base des informations pertinentes qu’ils fournissent ;

11.représenter l’Association au sein d’organisations externes concernées, en matière de questions consultatives ou réglementaires relatives à l’hydrométéorologie ; et

12.effectuer toute autre tâche imposée au Secrétariat par l’Assemblée générale et/ou le Conseil.

E. Secrétariat

Art. 13 Le Secrétaire exécutif est assisté dans ses fonctions par le Secrétariat.

Tous les postes vacants au Secrétariat doivent être remplis conformément aux dispositions du Règlement du personnel. Le nombre et les catégories d’employés doivent être en conformité avec les dispositions pertinentes du budget.

II. Procédures d’adhésion

A. Catégories et droits des membres

Art. 14 La HMEI compte deux catégories de membres :

A. Les membres titulaires

B. Les membres associés

Un membre titulaire est un membre électeur et a droit à une voix ; il a également droit à tous les privilèges de l’adhésion, à condition d’être en règle et à jour dans ses cotisations.

Un membre associé n’a ni le droit de voter ni le droit de poster des informations sur le site Web des membres de la HMEI, mais peut recevoir le bulletin de la HMEI, à condition d’être en règle et à jour dans ses cotisations.

B. Procédures d’admission

Art. 15 Les conditions d’admission des membres doivent être définies par l’Assemblée générale.

Art. 16 Les demandes d’adhésion doivent être adressées par écrit au Secrétaire exécutif.

Les demandes doivent contenir suffisamment d’informations concernant le statut et l’activité du candidat, ainsi qu’un descriptif de ses principaux produits et services.Le Secrétaire exécutif doit aviser le Conseil des conditions et de l’acceptabilité de la demande d’adhésion.

C. Suspension des droits et procédures de résiliation d’adhésion

Les demandes doivent contenir suffisamment d’informations concernant le statut et l’activité du candidat, ainsi qu’un descriptif de ses principaux produits et services. Suspension des droits pour non-paiement de la cotisation

Art. 17 Les droits et privilèges d’un membre de HMEI seront suspendus si le montant total de sa cotisation de membre n’a pas été versé au 1er mai de l’année d’adhésion. Le Secrétaire exécutif enverra un rappel de paiement par e-mail trente (30) jours avant la date du 1er mai. Si le Secrétaire exécutif ne reçoit pas le paiement d’ici au 1er mai, les droits du membre seront suspendus, à savoir :

• Droits de vote

• Diffusion du bulletin

• Visibilité des produits et des annonces de la société membre sur le site Web de la HMEI

• Toutes notifications envoyées régulièrement aux membres – si le membre ayant fait l’objet d’une suspension s’acquitte entièrement du montant de sa cotisation au plus tard le 1er octobre, tous les droits et privilèges suspendus seront rétablis et le membre concerné retrouvera son statut de plein droit.

2.Résiliation d’adhésion pour non-paiement de la cotisation ou pour manquement à d’autres devoirs

Art. 18 Une adhésion sera résiliée si le paiement de la cotisation n’est pas reçu au plus tard au 1er octobre de l’année d’adhésion. Le Secrétaire exécutif enverra une dernière demande de paiement par e-mail, trente (30) jours avant la date du 1er octobre.

Art. 19 Si un membre manque gravement à d’autres devoirs ou continue à agir à l’encontre des intérêts

de l’Association, son adhésion pourra être également résiliée.

3.Procédure de résiliation – Moyens de recours

Art. 20 Une adhésion résiliée doit être résolue par le Comité d’adhésion du Conseil. Le membre concerné doit être en droit de fournir une explication au Comité d’adhésion.

La résiliation de l’adhésion doit prendre effet à partir de la date fixée par le Comité d’adhésion.Le membre concerné doit être informé de la décision par e-mail puis par courrier.

Le membre concerné peut faire appel de la résolution du Comité d’adhésion auprès du Conseil. L’appel doit être introduit par écrit et doit être soumis au Secrétaire exécutif dans les 30 jours suivant la réception de l’Avis de résiliation. Un appel n’a aucun effet suspensif. Le Secrétaire exécutif doit ensuite soumettre

l’appel qui doit être introduit par écrit et doit être soumis au Secrétaire exécutif dans les 30 jours suivant la réception de l’Avis de résiliation. La décision du Conseil sera finale et sera communiquée à l’appelant dans les 30 jours suivant la date de la réunion.

III. Règlement financier

A. Détermination de la cotisation de membre

Art. 21 Les cotisations individuelles des membres seront déterminées par le Conseil, sous réserve de l’approbation de l’Assemblée générale, conformément aux dispositions des Statuts et en application des orientations visées à l’Annexe 1 du présent Règlement intérieur.

Art. 22 Toutes les cotisations des membres sont payables en totalité, au 1er janvier. Toutefois, sur demande d’un membre, les cotisations peuvent être facturées en deux (2) versements, sous réserve d’une majoration de 10 % sur chaque versement.

Les nouveaux membres admis avant le 30 juin doivent verser la totalité de la cotisation annuelle d’adhésion.S’ils sont admis après le 30 juin, les nouveaux membres doivent verser 50 % de la cotisation annuelle d’adhésion.

Art. 23 Les membres doivent s’assurer que le Secrétaire exécutif possède dans ses dossiers leurs coordonnées en cours de validité

Aux fins de la facturation et des avis de paiement.Les membres ne pouvant pas être contactés pour paiement feront l’objet d’une suspension et d’une résiliation d’adhésion, conformément aux Articles 18 et 19 du présent Règlement intérieur.

Les cotisations impayées figureront en annexe du rapport d’avancement du Secrétaire exécutif, remis au Conseil et présenté lors de l’Assemblée générale suivante.

B. Budget

aux fins de la facturation et des avis de paiement. Chaque section peut être divisée en sous-titres et chaque sous-titre en items.

Le budget doit contenir toutes les informations pertinentes concernant les recettes et les dépenses prévisionnelles et mentionner, pour chaque poste, les chiffres réels de l’exercice précédent, les chiffres prévisionnels de l’exercice en cours et les chiffres prévisionnels de l’exercice budgétaire suivant.

Le budget voté annuellement par le Conseil doit comprendre un compte des recettes et des dépenses où figurent a minima les informations suivantes :

1. recettes prévisionnelles provenant des sources suivantes :

a) contributions et cotisations des membres (conformément à l’Annexe 1 du présent Règlement intérieur) ;

b) recettes pour travaux sous contrat ;

c) recettes provenant de la vente de publications ;

d) produits financiers (intérêts) ; et

e) autres recettes.

2.Dépenses prévisionnelles pour les activités de l’Association.

IV. Règles de vote de l’Assemblée générale

A. Principes

Art. 25 Chaque membre doit avoir le droit de voter lors des réunions et des résolutions écrites, à raison d’une voix sur toutes les questions.

Dans les cas urgents, le Président de l’Assemblée générale, en consultation avec le Secrétaire exécutif, peut décider de l’adoption d’une résolution par le biais d’un vote par correspondance. Le Secrétariat doit fournir toutes les informations pertinentes aux membres. Les bulletins de vote doivent préciser la date limite de vote, à savoir au moins deux semaines après leur envoi aux membres.

B. Vote

Art. 26 Les membres ont le droit de voter dans les cas suivants :

1. dissolution de l’Association ;

2.litiges découlant de l’application du Règlement intérieur ;

3.amendements aux Statuts et au Règlement intérieur,

y compris à leurs annexes ;

3.  résolutions ayant pour effet de diminuer les droits des membres

ou

d’augmenter leurs devoirs ;

5.élections des Conseillers et du Président du Conseil, ainsi que

du Président et Vice-président de l’Assemblée générale.

Art. 27 Une proposition doit être approuvée lorsque le pourcentage de votes favorables représente au moins les 2/3 des votes exprimés, sauf disposition contraire du présent Règlement intérieur.

Les abstentions de membres présents ou représentés par procuration ou les votes écrits non soumis avant la date spécifiée ne doivent pas compter parmi les votes exprimés.

Art. 28 Lors de toutes les réunions de l’Assemblée générale, le quorum, présent ou représenté par procuration ou, dans le cas de résolutions écrites, le quorum de membres prenant part au vote, doit être au moins de 40 % du nombre total des membres électeurs.

C. Nomination du Président et du Vice-président de l’Assemblée générale

 Art. 29 Pour la nomination du Président et du Vice-président de l’Assemblée générale et du Président du Conseil, la procédure suivante doit être appliquée :

Si, au premier scrutin, aucun candidat n’a obtenu les 2/3 des votes exprimés, un deuxième scrutin doit avoir lieu. Au deuxième scrutin, en présence de deux candidats seulement, le candidat obtenant le plus grand nombre de voix est élu.

En présence de plus de deux candidats, si aucun d’eux n’a obtenu les 2/3 des voix, un troisième et dernier scrutin doit avoir lieu entre les deux candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix au deuxième scrutin.

Le candidat obtenant le plus grand nombre de voix au troisième scrutin est alors élu.

D. Scrutin secret

 Art. 30 Le recours au scrutin secret ou aux résolutions écrites doit être fait dans les cas suivants :

1.si le Président le décide ; ou

2. si au moins 20 électeurs votants éligibles le demandent.

E. Vote par procuration

Art. 31 Un membre dans l’impossibilité d’assister à une réunion de l’Assemblée générale peut donner sa voix à un autre membre qui vote alors pour lui par procuration, à condition d’en informer le Président par écrit avant la réunion. Aucun membre ne peut exprimer plus de trois voix par procuration. Aucun vote par procuration ne doit être autorisé pour les résolutions écrites.

F. Confidentialité

Art. 32 L’Association doit respecter la confidentialité de toute information identifiée comme étant la propriété d’un membre.

Adopté par la 28e session de l’Assemblée générale de la HMEI (GA-18, Madrid, Espagne le 28

septembre 2016).

Annexe 1

Contributions au budget

La HMEI compte deux catégories de membres :

A. Les membres titulaires

B. Les membres associés

A. Cotisation des membres titulaires

La cotisation annuelle des membres (AMC), conformément aux dispositions de l’Article 21 du présent Règlement intérieur, est de 1 000 CHF.

B. Cotisation des membres associés

La contribution annuelle au budget des membres associés est fixée à 300 CHF.

 

 

 

 

 

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