《议事规则》

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 国际水文气象装备行业协会

(HMEI)

我们已按照国际水文气象装备行业协会(下文简称“协会”)

章程的规定,通过了《议事规则》,包括其附录。

 一、组织规程

 A. 会员大会:主席和副主席

第1条 会员大会须选举产生自己的主席和副主席。只有会员代表才能担任会员大会的主席和副主席。

第2条 在即将进行选举的会员大会召开之日前三十(30)天,必须以书面形式向执行秘书提交会员大会主席和副主席的提名人选,如果选举要以书面决议的形式通过,必须在执行秘书发出提交提名的书面邀请后的三十(30)天内(自发出邀请之日起),向其提交提名人选。每项提名必须由至少两名会员提出,而且必须指出被提名人同意被提名。

第3条 选举产生的主席和副主席的任职期限是四年。主席和副主席最多只能再连任一届。副主席当选主席或主席当选副主席应视为担任新职务。

第4条 在选举主席和副主席时,必须合理应用以下标准,同时考虑候选人数:

  • 候选人的经验和资质;地理分布的公平性;主席与副主席通常不应来自同一国家,选自同类会员,或来自相同的企业集团。

B. 理事会

1.权力

5条 除《协会章程》的相关规定列举的权力外,

理事会还拥有以下权力:

1.确定总方针,就协会的管理、发展战略以及随后的修改做出决策,就执行过程中产生的争议做出决策;

2.批准实行《财务制度》,以及随后进行的任何修改(如有);

3.批准实行《工作人员条例》,以及随后进行的任何修改(如有);

4.制定广泛的标准化和其他相关行业政策;

5.批准重要协议;以及

6.批准执行秘书向其提交的提案及其他可交付成果。

 2.会议

6条 主席可按协会业务需要的频率,召开理事会会议,但至少应每年召开一次,时间和地点由理事会主席确定。

也可按任何一位理事会委员的要求召开理事会会议。必须以书面形式向主席提出开会请求,其中应包括召开理事会会议的原因。在收到此类请求后,

主席须立即召开理事会会议。如果在上述请求提交后的十五(15)天内,主席未召开会议,理事会委员或执行秘书(视具体情况而定)

可自行召开理事会会议。

会议召开通知必须说明开会的日期、时间、地点和议程。必须提前发放与即将召开的会议有关的文件。

只有咨询过所有委员后,才能就议程中未提到的事项通过决议,但紧急情况下除外。

必须在理事会会议召开前至少十(10)天发出通知。委员可通过电话会议或使用类似的通信设备参加理事会会议,

这样所有与会者就能听到对方,这种参加会议的方式应视为亲自出席。

理事会会议由理事会主席主持,如果主席不在,应由副主席主持,如果副主席也不在,应由理事会的其他委员主持。

第7条 当有超过一半的委员(执行秘书除外)出席会议,或通过视频/电话会议,或利用类似通信设备参会时,即达到通过决议所需的法定人数。法定人数必须从会议开始保持到会议结束。

第8条 只要出席会议的简单多数委员批准,决议即可通过。如果双方票数相等,主席(如果不在,应为代理主席)的投票将决定最终结果。

如果在提案规定的时间内,没有委员要求讨论,应发出通知函,以书面形式通过理事会的决议。如果理事会的绝对多数委员(执行秘书除外)批准,此决议即告通过。如果双方票数相等,主席的投票将决定最终结果。

第9条 理事会会议的讨论和决议须在会议纪要中记录,并由主席和秘书签署。每位委员都会收到一份会议纪要。下次会议的纪要中必须包括以通知函的形式通过的决议。每次会议的纪要必须在下次会议上批准认可。

C. 特别委员会

第10条 理事会可通过决议,任命处理规定事务的特别委员会。此类决议还将规定特别委员会的任务、工作目标、时间期限、组织结构、报告流程,以及可处置的资源。

D. 执行秘书

1.任期

第11条 如果执行秘书的职位空缺,或本届执行秘书的任期即将结束,应对外公布。

理事会主席必须检查所有申请,并代表理事会制定一份最有资格任职的候选人名单。

理事会有权任命和辞退执行秘书。

执行秘书的任期不得超过五年,最多只能延长三年。任期结束时,执行秘书可申请新的任期。

2.职责

第12条 执行秘书的职责包括:

1.代表会员大会和理事会负责协会的日常管理和财务事宜;

2.编制年度财务报表和年度预算,并提交会员大会和理事会;

3.编制年度报告;

4.就其职责范围内的重要信息,与会员大会和理事会的主席定期沟通;

5.向理事会提交进度报告;

6.组织会议,支持会员大会、理事会和特别委员会的活动,包括编制和发放会议纪要;

7.组织和支持会员大会书面决议的管理;

8.与外部机构建立关系,推动协会工作顺利进行;

9.管理秘书处,包括招募员工,为他们指派工作任务;

10.根据提供的相关信息,保存最新的会员、理事会委员和特别委员会成员的名单;

11.代表协会在相关外部机构内处理水文气象方面的咨询和监管问题;以及

12.执行会员大会和/或理事会委派给秘书处的其他任务。

E. 秘书处

第13条 执行秘书处应协助执行秘书执行其任务。

必须根据《工作人员条例》的规定,填补秘书处内的所有空缺职位。员工人数和等级必须符合相关的预算规定。

二. 会员章程

A. 会员等级和权利

第14条 HMEI会员等级分为两类:

A. 正式会员

B. 准会员

正式会员有权投票,并享有会员的所有特权,只要其遵守协会规定,并及时缴纳会费

准会员没有投票权,也无权在HMEI的网站上发布信息,但能接收协会的新闻通讯,只要其遵守协会规定,并及时缴纳会费。

B. 入会程序

第15条 入会条件必须由会员大会决定。

第16条 必须以书面形式向执行秘书提交入会申请。

必须在申请中详细说明申请人的状态和业务,及其主要产品和服务。执行秘书须就入会申请的条件和可接受性向理事会提出建议。

C. 停止会员权利和终止会员资格

1.因未缴会员费而停止权利

第17条 如果会员未在每年5月1日前足额缴清会费,其在HMEI中的所有权利和特权将被停止。执行秘书将在当年5月1日前三十(30)天发出提醒缴纳会费的电子邮件。如果执行秘书到5月1日未收到付款,会员的以下权利将被停止:

• 投票权

• 新闻发布

• 会员公司产品和广告在HMEI网站上的展示权

• 向会员例行发送的所有通知 如果权利被停止的会员在当年10月1日前缴清所有会费,其所有停止的权利和特权将恢复为正式会员的状态。

2.因未缴会员费 或失职而终止会员资格

第18条 如果执行秘书到当年10月1日未收到会员费,会员的会员资格将被终止。执行秘书会在10月1日前三十(30)天发出付款的最后要求。

第19条 如果会员严重违反其他会员义务,

或如果会员反复从事违背协会利益的行为,其会员资格也会被终止。

3.终止程序 – 申诉途径

第20条 会员资格的终止将由理事会的会员资格审查委员会决定。相关会员有权向会员资格审查委员会作出解释。

会员资格终止自会员资格审查委员会规定之日起生效。协会将以电子邮件(随后以信件)的形式向相关会员发送终止其会员资格的决定通知。

相关会员有权就会员资格审查委员会的决定向理事会提出申诉。其必须在收到会员资格终止通知的(30)天内,向执行秘书提交书面申诉。申诉不会延缓决定的执行。然后,执行秘书须向理事会提交申诉,

以供在下一次会议上讨论和决策,或以书面决议的形式做出决策。理事会的决定是最终决定,并在开会之日起的30天内,向申诉人传达理事会的最终决定。

三. 财务制度

A. 确定会员费

第21条 理事会将根据《协会章程》的规定,并按照《议事规则》附件1规定的准则,确定每位会员应缴纳的会员费,并取得会员大会的批准。

第22条 所有会员费应在1月1日前全部缴清。如果会员提出请求,可允许其分两(2)次缴清,但每次付款时需另缴纳10%的附加费。

如果在6月30日前入会,新会员须缴纳全年的会员费。如果在6月30日后入会,新会员须缴纳全年会员费的百分之五十(50 %)。

第23条 会员必须在提交给执行秘书的文件中留下有效的联系人信息,

以便开具发票和发送缴费通知。如果无法就缴费事宜与会员取得联系,协会将按照《议事规则》第18条和19条的规定,暂停和终止其会员资格。

未付清的会员费须作为附件附加在执行秘书向理事会提交的进度报告中,并在下次会员大会上报告。

B. 预算

第24条 预算必须包括多个收入和支出部分。每一部分须细分为分目,每个分目再分成细目。

预算须包括与预期收入和支出有关的所有适用信息,特别是应标明每个细目上一年的实际金额、本年度的预期预算,以及下个预算年度的预测金额。

每年由理事会投票决定的预算必须包括收入和支出账目,至少应包括:

1.   下列来源的预期收入:

a) 会员缴纳的会员费(按照《议事规则》附件1的规定);

b) 承包工程的收入;

c) 出版物的销售收入;

d) 财务收益(利息),以及

e) 其他收入。

2.   预期的协会运营支出。

四. 会员大会投票规则

A. 原则

25条 每位会员都有权在会议上或就书面决议投票,而且对所有表决事项只能投一次票。

在紧急情况下,会员大会主席与执行秘书协商后,可允许以通信方式投票通过某项决议。秘书处必须向会员提供所有相关信息。选票上必须说明投票的截止日期,通常是自向会员发出信件后的至少两周内。

B. 投票

26条会员有权在下列情况下投票:

1.解散协会;

2.履行《议事规则》时产生争议;

3.修改《协会章程》和《议事规则》,

包括它们的附件;

4.讨论可能减少会员权利或

增加会员义务的决议;

5.选举理事会的委员和主席,

以及会员大会的主席和副主席。

第27条 除非《议事规则》另有规定,否则只要赞成票在已投选票中的比例达到至少2/3时,即可批准提案。

会员弃权、由代理人出面或代表,或未在规定日期内提交的书面投票,均不得计入已投选票。

第28条 在会员大会的任何会议上,由代理人出面或代表的法定人数,或在通过书面决议时的法定人数,参与投票的法定人数必须占总投票会员人数的至少40%。

C. 任命会员大会的主席和副主席

第29条 在任命会员大会的主席和副主席,以及理事会主席时,必须执行以下程序:

在首轮投票时,如果没有候选人赢得2/3的选票,必须进行第二轮投票。在第二轮投票中,如果只有两位候选人,赢得最多选票的候选人即告当选。

如果有两位以上的候选人,并且其中任何一位候选人都未赢得2/3的选票,应在第二轮投票中得票最多的两位候选人之间进行第三轮即最终投票。

在第三轮投票中赢得最多选票的候选人即告当选。

D. 无记名投票

第30条 在下列情况下,应采用无记名投票或书面决议:

1.   如果主席决定或,

2.   至少20位有资格的投票人要求。

E. 代理投票

第31条 无法出席会员大会会议的会员,可委托其他会员作为代理人投票,前提是该会员在开会前,已向主席提交书面通知。会员的代理投票次数不能超过三次。在对书面决议进行表决时,不允许进行代理投票。

F. 保密

第32条 协会必须对归会员所有的一切信息保密。

在HMEI会员大会的第28次会议上通过(GA-18,西班牙马德里,

2016年9月28日)。

附件1

会员费

HMEI的会员等级有两类:

A. 正式会员

B. 准会员

A. 正式会员费

根据《议事规则》第21条的规定,正式会员的年费(AMC)为1000瑞士法郎。

B. 准会员费

准会员的年费设定为300瑞士法郎。